시간관리를 위해 할 수 있는 것들에 대하여 - 책과 도구

2014년의 반이 지나가고 있습니다. 지난번 '시간관리, 어떻게 해야 하나?'를 통해 시간관리 '실천 방법’을 이야기 했었습니다. 개인적인 경험담이 교과서적인 이야기가 된 것은 아니었는지 되짚어 보게 됩니다. 이번 글이 실제적인 ‘시간관리’를 필요로 하시는 분들에게 ‘유용한’ 가이드가 되었으면 합니다.

시간관리에 대한 철학/'내 것'을 갖는다는 것이 쉽지만은 않습니다. 많은 분들에게 어려운 숙제일수도 있습니다. 학교에서도 알려주지 않는 것이고, 직장/사회생활을 통해서 알아가는 것도 쉽지 않습니다.그렇다면 시간관리를 잘하는 방법은 무엇이 있을까요? 주변의 가르침과 노하우 전수를 받아도 자신의 것으로 만들지 않으면 안되는 것이 '시간관리'라 생각합니다. 자신 스스로 책을 읽으며 다른 이의 방법을 전수받는 방법, 책을 통해 얻은 노하우 들이 실제적인 ‘기능’과 ‘도구'활용으로 이어질 때 본연의 '자신의 것'이 될 수 있을 겁니다.

하지만 자신만의 ‘시간관리’ 방법을 찾는데 있어서 조급해하지 말고 시행착오를 겪으며 천천히 - 효율적으로 찾는게 가장 중요한 방법이 될 것입니다.

과거-현재-미래 시점에서 벤치마크, 따라해보는 방법을 통해 ‘시간관리’ 학습능력을 키워가는 지름길로 삼아보는 것은 어떨까요? 눈에 보이는 곳에 ‘내가 가장 먼저 해야 할일’을 적어놓고 붙여놓는 다면 잊혀지지 않겠죠. 적절한 도구와 노하우를 배울 수 있는 책을 통해 이야기 해보고자 합니다.

시간관리, ‘눈’에 보일 때 ‘할 일’을 ‘적고(메모)’ 나를 자극 시키는 행위로 인식해야 할 겁니다. ‘잊는 순간’ 우리에게 주어진 ‘시간'은 죽게 됩니다. 죽은 시간은 다시 되살릴 수 없다는 것을 또 한번 이야기 하며, 할일/시간 관리를 위한 도구와 추천 도서를 이야기 하고자 합니다.

1. 할일 + 시간관리에 필요한 도구(GTD)

누구나 스마트폰을 사용하며, 데스크톱-태블릿 등의 다양한 도구들을 업무 또는 개인적인 목적으로 사용할 수 있습니다. 그리고 사용합니다. 한창 유행어처럼 나왔던 ‘스마트워크’도 분명, 자신에게 주어진 스마트 디바이스를 ‘업무’로 제대로 활용할 때 그 의미가 살아나는 것일 텐데요. 시간관리도 분명 무심코 버리게 되는 ‘시간’을 죽이지 않는 것부터 나오게 된 개념입니다. 오히려 완벽하게 하려다 오히려 버리는 ‘수’가 많게 되는 것이 시간관리인 셈입니다. 모두 알고 있지만 실천하지 않기에 답답하고, 아까운 ‘기회비용’마저 버리게 되는 것이지요.

스마트폰이 제대로 ‘스마트(Smart)’하게 제구실을 하려면 본인이 필요한 목적과 ‘사용방향’에 맞게 활용해야 할 것입니다. 시간관리를 위해서 ‘스마트’하게 계획을 실천하며, 자신에 맞는 ‘도구’를 취사선택, 결정해야 합니다. 자신을 위한 ‘도구’를 선택, 제대로 활용할 때 죽어가는 ‘시간’, 주어진 ‘시간’, 앞으로 주어질 ‘시간’을 제대로 자신의 것으로 만드는 계기가 될 것입니다. 짧게나마 몇 가지 도구를 소개하고자 합니다. 아래의 예시 도구들은 경험을 통해 추천하는 ‘도구’이자 ‘애플리케이션’이며, 절대 권유하지 않는 아이템들입니다. 꼭 ‘취사선택’하셨으면 합니다.

일명 GTD(Getting Things Done, 위키피디아 : http://ko.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done)라 불리는 ‘할 일을 관리’하는 도구 들입니다. 데스크톱과 모바일, 그리고 현재의 모든 환경에서 활용할 수 있는 아이템 입니다. 중요한 것을 우선순위로 활용함으로서 ‘메모’한 뒤 계획적으로 플랜을 세워 사용해보세요.

하나. 공용(모바일-iOS와 Android 포함-과 데스크톱에서 모두 활용)

a. Any.do : 데스크탑(웹) - 스마트폰(태블릿) 간의 동기화가 빠르게 되는 Todo list를 작성하기에 좋은 어플리케이션, 할일을 카테고리로 분류하거나 시간 알람, G메일 확장 기능을 사용하면 놓칠뻔한 이메일 알림을 확인할 수 있습니다.
b. Google Keep : 구글이 내놓은 웹(모바일웹)향 메모 기능의 종결자 라고 하고 싶네요. 메모장 기능 처럼, 데스크탑에서 적고 모바일로 수정도 가능한 색상 라벨 기능을 지원한답니다.크롬 브라우저를 사용하신다면 확장 프로그램과 함께 사용해 보세요!

둘. iOS 용

a. Things : 대표적인 GTD 어플리케이션으로 해야 할 일을 나열하고, 묶고, 체크리스트화 점검할 수 있습니다. Mac OS를 사용하신다면 클라우드로 동기화 하여 사용하세요! (https://culturedcode.com/things/)

새우깡소년이 대표적으로 쓰고 있는 'Things'

b. Day One : 빠르게 기입하고, 날짜별로 자유롭게 메모가 가능한 어플리케이션 입니다. 감성돋는 디자인으로 메모시에 사진 촬영을 하여 첨부 가능합니다. 위치와 날씨가 자동 저장됩니다! (http://dayoneapp.com/)

위에서 나열한 것보다 더 유용한 GTD 도구가 있다면 추천 부탁드려요!

이전 티몬 블로그 기고글(http://blog.ticketmonster.co.kr/?p=16708)에서 ‘메모, 적는 자만이 살아남는다(적자생존).’라 말하며 ‘적고’, ’저장’하는 것의 중요성을 언급한 바 있습니다. 물론 어떠한 방법으로, 무엇을, 어떠한 형태로 메모하느냐가 중요합니다. GTD의 목적과 방향을 떠나 To-do 목록을 채워가는 행위 자체가 ‘시간관리’의 시작이자 중요한 과정이 될 수 있을 겁니다. 꼭 잊지 마세요.

사람은 본래 ‘멀티태스킹'이 안된다고 합니다. 하지만 사회적인 학습과 환경, 노동 및 자본 시대에 살아가며 변화된 능력이 '멀티태스킹'이라고 합니다. 특히 여성분들이 멀티를 잘하시더군요(개인적으로 주변 분들이 그랬습니다. 오해하지 마세요). 효율적인 시간관리로 여러분들에게 주어진 ‘여유’를 끄집어내는 재주를 발휘해보셨으면 합니다. 단 시간관리를 함에 있어 ‘한가지’에 집중할 수 있는 능력은 필요하겠죠. 몰입, 정말 필요한 것입니다.(무엇이 되었든 말이죠)

2. 시간관리 추천 도서

시간 관리에 있어 ‘어떻게(How)’ 해야 될지, ‘무엇(What)’을 가지고 시작해야 할지 고민하고 계신다면 쉴틈없이 다음의 이야기에 주목해보면 어떨까요?
위에서 도구에 대해 이야기를 했다면 이제는 ‘시간관리’를 위한 방향 잡기, 필자가 추천하는 ‘책' 이야기로 마무리를 지으려 합니다. 이에 앞서 단 한가지를 말씀드립니다. 신간이 아닌 스테디셀러 인점을 감안해주세요.

지금부터 소개하는 '일과 시간관리'에 대한 책은 공유하기 위해 존재하는 것 같습니다. 유용한 양서는 서로 베풀고 나눠 읽으며, 그 가치를 크게 퍼트릴 수 있도록 하는게 독자이나 소비자의 몫이 아닐까 합니다.

두 권의 책이 있습니다. 하나는 일을 더 효율적이고, 영리하게 하도록 하는 ‘스마트워크’(김국현 저, 2011년), 다른 하나는 본 주제에 맞는, 그리고 일에 대한 장애 요소를 제거하기 위해 ‘과정’에 포커스를 둔 ‘(성공과 실패를 결정하는 1%의)시간관리’(김지현 저, 2010년) 입니다.

두 권 모두 필자 개인에게 있어서 아직도 책상 한켠에서 제가 필요로 하는 팁을 전해주는 유용한 사전, 스승의 역할을 하고 있는데요.

책에 대한 소개 보다 두 권의 책을 읽으며 느낀 '에센스', 서평을 통해 책 이야기를 함께 전하고자 합니다.

하나. 스마트워크 : http://bit.ly/SMART_WORK

‘스마트워크(Smart Work)'라 하면 많은 이들이 '똑똑하게 일하는 법'으로만 정의하곤 합니다. 도서 <스마트워크>에서는 현재 자신에게 주어진 환경을 최대한 적재적소, 효율성 있게 일할 수 있는 환경으로 만드는 것을 이야기 합니다. 개인적으로 스마트워크도 ‘시간관리’이 연장선에서 어떻게 ‘효율적으로 활용하느냐에 포커스를 두고자 합니다. 시간 - 장소 - (일의) 목적 - 활용도에 따라서 ‘스마트워크’의 활동 결과는 달라질 수 있다고 생각합니다. 또한 도서<스마트워크>에서의 ‘스마트'는 자기관리 중요성도 놓치지 않고 있는데요. 즉 '스마트워크'로 가장 많은 이득을 보는 것은 바로 개인, 우리 자신이기 때문입니다.

우리는 언제 일을 할 것인가?
우리는 어디서 일을 할 것인가?
우리는 누구와 일을 할 것인가?
우리는 어떤 일을 할 것인가?
우리는 어떻게 일을 할 것인가?

모든 일의 연장선에서 5가지 질문 들을 제기해봅니다. 하지만 정답이란 것은 존재하지 않습니다. 개인이 어떻게 만들어가는 것이 중요하기 때문이죠. 도서 <스마트워크>의 저자 김국현 님은 ‘낭만 IT’의 작가이자, 칼럼리스트, 현재는 개발자로서 길을 걷는 IT 에반젤리스트로 유명하셨던 분이신데요(아직도 유효합니다). 김국현님이 제안하고, 도서<스마트워크>에서 주장하는 3C(Capture - Connect - Celebrate)는 보다 능동적으로 행동하고, 한 차원 앞서 생각하는 방법론을 전달하고 있습니다.

김국현님은 일련의 정보를 수집하고, 소비하고, 다시 재유통하는 과정을 '3C의 긍정의 스마트워크 사이클'로 표현하고 있습니다. '가치를 포착, 수집하여' < '다른 가치들과 이어지고' < '가치 창조의 기쁨을 공감하고 시장과 사회에 공표'하는 연결 방법론을 제시하였죠. 본연의 색깔을 담은 "일하는 방법, 일하는 습관, 일하는 문화"를 만들기를 권하는 것입니다. 스마트워크는 결국 본인의 시간관리와도 연결짓는 ‘버려지는 시간’을 긍정적인 에너지로 재생산한다고 볼 수 있는데요. 즉, ‘스마트워크’는 장소와 시간에 구애받지 않아야 한다는 겁니다. 그만큼 자신만의 정보 저장소를 구축하고(Capture), 보다 발전된 내용으로 만들줄 알아야 하며(Connect), 정제된 정보를 타인과 공유하는 과정들을 스스로 만들어갈때(Celebrate)', ‘스마트워크'로 성장할 수 있을 겁니다.

당신의 ‘업무'와 ‘일', 그리고 ‘스마크워크'는 어떤 차이가 있을까요? 3가지 분류에 대해 여러분 스스로 구분 할 수 있다면, 이 책을 열어보지 않아도 될 겁니다. 도서<스마트워크>에서 말하는 ‘워크(Work)'는 효율적으로 일하고, 탐구하고, 자신만의 색깔을 만들어 갈 것을 권장하고 있습니다. 도서 <스마트워크>는 절대 '자기계발서'가 아닙니다. (경험 중심의)방법론에 입각하여 펼쳐진 관점을 바꾸기 위한 (시간관리를 위한)'설득의 교과서'임을 전합니다.

결국 ‘스마트워크'는 괜찮은 일을 하며, 일할 만한 일을 하고, 품위 있는 일자리에서 일하는 활력있는 일을 하는 장기적인 전략이다. - 김국현

둘. (성공과 실패를 결정하는 1%의)시간관리 : http://bit.ly/TIME_MANAGEMENT_2010

시간 관리, 중요성은 알고 있지만 정작 실천하지 못하는 불편한 숙제 입니다. 그런 의미에서 도서 <시간관리>는 업무에 대한 효율, 그리고 대외적인 커뮤니케이션을 요하는 업종에서 일하고 계신 분들에게는 시간을 Save하고 자신의 업무 능력을 향상시키는데 도움이 될 수 있을 겁니다.

도서 <시간관리>를 통해서 분명히 확인할 수 있는 것은 `업무 요청의 커뮤니케이션 스킬’ 이라던지 `똑똑한 리더의 시간 관리' 와 `팀원에 대해서 알아야 할 점’ 등이 아닌 일정한 ‘책임통제’를 통해서 시간을 효율적으로 활용할 수 있다는 점입니다.

일예로, 누구나 직장생활을 하게 되면 ‘회의/미팅’이라는 것을 하게 됩니다. 공통적으로 발생하는 업무인 ‘기록’은 누가 하게 될까요? 바로 사원/주니어 들의 몫이 됩니다. 하지만 이제는 생각의 전환을 바꿔야 할 때 입니다. 시간을 효율적으로 미리 Save 해야 하기 때문이지요. 기록의 중요성을 인식한다면, 회의록을 작성시 꼭 필요한 `회의록 양식' 이나 '회의 참여 요청서' 같은 경우는 사수(시니어)들도 잘 알려주지 않는 주니어(Junior)의 역할에 대해서 깔끔하게 정의를 해주고 있다는 점입니다. 이는 시니어(사수)-주니어(사원) 할것 없이 모두 필요한 부분이라 생각됩니다. 결국 서로의 시간을 아껴주자는 의미 입니다.

필자, 김지현님(oojoo님)의 경험을 토대로 써내려간 책의 주된 핵심은 이전 책에서도 언급했듯이 스마트함입니다. 현대 사회에서 매우 필요한 아젠다 중의 상위 키워드 일텐데요. 왜 그렇게 시간관리가 필요한지에 대해서는 현재 ‘시간관리'의 중요성을 인식하는 여러분 스스로가 매우 잘 알고 있는 숙제가 아닐런지요?

'스마트한 시간 관리'에는 왕도가 없다고 합니다. 도서 <시간 관리>에서 초반부터 잘 서술해주고 있는데요. 책장을 펼쳐들면, 마치 초등학생 첫 등교길에 어머니와 함께 손잡고 학교에 들어가는 상상이 시작되는 것처럼, 아니면 매년 학년이 올라갈때 느끼는 새로운 다짐 처럼 많은 모습들이 머릿 속을 스쳐갑니다. 그만큼 새해에 반드시 세우는 목표 아닌 한해의 마스터 플랜을 보는 것 같은 착각이 들곤 합니다.

단, 여러분 스스로가 하지 않는다면 큰 이득은 없습니다. 잘된 메뉴얼 하나 만들어서 준다고, 아무리 영특한 인재가 잘 알아서 하겠지라고 판단한다면 그것은 겉보기의 껍질 뿐, 본인 스스로 알아서 실천해야 합니다. 외형적으로 (시간관리를 통해서) 달라지는 모습, 결과들이 있어야 ‘내가 시간관리가 되어 가는구나’ 하는 보람을 얻을 수가 있겠지요. 실천해야 할 겁니다.

스마트한 시간 관리란 적은 시간의 투자로 보다 많은 성과를 내는 데 있다. 즉, 투입한 시간보다 업무 성과가 훌륭하면 그것이 최고의 시간관리이다. - 18페이지, 도서 <시간관리> 중에서 -

김지현님은 이렇게 말합니다. 'To Do를 정확하게 자각하고 있는 것만으로도 당신은 "시간 관리의 가장 중요한 핵심 스킬을 습득하고 있다." 라고 말말 수 있다. - 81페이지 -‘

누구나 같은 선상에서 같은 시간을 쓰고, 다양한 일을 하지만, 정작 즐겁게 일하지 않고 시간을 효율적으로 쓰는 방법 조차 모른다면, 자신이 받고 있는 월급, 급여에 대해 매우 만족할 수 있을지 한번 쯤은 돌아보는 것은 어떨까요? 무능한 관리자로써의 시간 관리, 스마트하게 자신의 조직 구성원들과 시간을 잘 쪼개어 쓰는 관리자는 분명 다를 것이고, 부하직원의 저녁 시간을 뺏지 않고 다음날의 여유롭고 활기찬 업무로 바꿔 줄 수 있는 역량을 지닌 관리자가 된다면, 자신의 시간은 물론 타인의 시간도 존중해줄 수 있는 ‘리더/시니어'가 될 것입니다.

<시간 관리>를 통해 해야 할일의 중요성을 확인한 후, 나의 ‘시간관리'스킬을 점차 업그레이드 시킬 수 있는 기회를 만들어 보셨으면 합니다.

두 권의 책, 공통된 키워드는 ‘시간관리’ 이자 ‘자기관리’ 입니다. 일찍 일어나는 새가 배부를 수 있다고 하지만, 현존하는 시대에 일찍 일어나는 사람은 그만큼 빨리 에너지를 소진하게 됩니다. 먼저 시작하는 것보다 얼마나 시간을 효율적으로 사용하느냐고 타인의 시간까지 배려할 수 있느냐가 현재의 ‘시간관리’ 개념일 겁니다. 두권의 도서에서는 ‘일’을 함에 있어, ‘당신의 역량’에 맞도록 일을 하되, ‘책임’을 분배하며 ‘효율적'이며 ‘일의 목적과 방향’에 맞도록 일 할 것을 권하고 있습니다. 두 권의 책은 추천에 불과하지만 그 모든 방법을 무조건 따라할 것이 아닌 자신 것으로 승화/발전 시킬때 본인 것이 될 수 있을 것입니다.

짧은 시간에 '얼마나 집중적이며, 효율적으로 하느냐'를 항시 이야기 하고, 머릿속에 담아둡니다. 하지만 환경은 순방향으로 흐르지 않죠. 일정한 버퍼와 시간을 다투는 분위기가 따르기 마련입니다.
단, 오랜 시간 일하는 경우엔 그만큼 빨리 Burning(소모) 되기에 어찌되었든 그 과정 자체를 제거해줘야 합니다. 분명 스마트워크도 시간관리의 올바른 행동은 아니기에 말이지요.(분명 일의 과정에 생길 수 있는 buffer가 있습니다. 충분히 미리 고려해야 하겠죠)

우리는 한순간을 위해 일하지 않아야 할 겁니다. 오래 일해야 하죠. 특히 노후가 보장되지 않는 대한민국 사회보장제도 하에서는 ‘지구력’ 싸움이 더욱 필요합니다. 필요한 시대가 오고 있죠? 효율이라는 개념을 두고 봤을때, 지구력을 토대로 한 업무 ‘효율성’과 ‘시간관리’에는 분명 노하우 취득이 필요합니다. 짧은 시간이 아닌 장시간의 시간 싸움이 될 것입니다.  즉, 먼거리를 전략적으로 달릴 필요가 있다는 것이지요. 이를 위해서는 ‘도구’와 ‘병법’만은 여러분의 것을 준비하셔야 합니다. 

기록은 행동을 지배해야 합니다. 결국 시간관리도 행동해야 이룰수 있는 것이 아닐까요?

시간(과 기회), 내게 ‘주어졌을 때’ 집중적으로 쓰고, 흘러가는 것은 놓치지 말아야 할 겁니다. ‘시간관리’는 ‘기록’으로 시작되어 ‘기록’으로 되돌아 옵니다. 누구나 다할 수 있습니다. 단 ‘하지 않기에’ 못하는 것이 아닐까요? 스마트워크도 분명 환경의 영향이지 당사자들 스스로 만들수 있는 후천적 요인입니다. 시간관리, 누가 알려주지 않는 가장 힘든 자신만의 여행(Journey)입니다. 이제 부터 그 시작을 만들어보세요.

박충효 // 새우깡소년 올림

고맙습니다.